Checklisten als mentaler Anker: Souveräner durch den Alltag

Jeder, der mit Fliegen zu tun hat, weiß: Piloten haben für jede Phase eine Checkliste. Vor dem Start, beim Triebwerk-Start, danach, beim Rollen – sensationell. In unserer hektischen Welt sind Checklisten für mich Gold wert. Warum? Weil sie einem das Denken abnehmen. Man muss nur einmal nachdenken, um so eine Liste zu erstellen, aber ich liebe es, sie für die verschiedensten Bereiche einzusetzen, etwa für die Unterrichtsvorbereitung.

Da steht dann drauf: Erstens E-Mails prüfen, einfach stumpf durchgehen, was eingegangen ist. Zweitens Zeiten terminieren, wann administrative Punkte für die Schule abgearbeitet werden. Drittens Mitteilungen in EduPage checken und abarbeiten. Größere Brocken wandern direkt in die Aufgabenverwaltung. So lässt sich die Liste schrittweise abarbeiten.

Automatisierte Aufgabenverwaltung mit System

Da ich momentan viele Projekte gleichzeitig betreue, hilft mir dieses kleine Tool, den Überblick zu behalten. Umsetzen lässt sich das wunderbar in Microsoft To Do. Das Schöne daran: Ich kann Unteraufgaben festlegen, die zur Hauptaufgabe zählen. Das Spannende an der ganzen Hausnummer: Wenn die Hauptaufgabe erledigt ist, klicke ich auf den Button – und automatisch erstellt mir Microsoft To Do zum festgelegten Zeitpunkt eine neue Aufgabe mit allen Unterpunkten. Ich muss nicht mehr überlegen, was zu tun ist, es steht alles drin. Ich hake die Punkte ab, klicke die Hauptaufgabe auf erledigt, und sie erscheint beim nächsten Mal wieder in der Tagesübersicht. Einfach genial.

Synchronisation und digitale Organisation

Ich nutze solche Checklisten auch für die Einkaufsdisposition. Standardmäßig stehen Dinge drauf, die man bei der normalen Essensplanung vergisst: Küchenrolle, Toilettenpapier, das Lieblingsgewürz, Geschirrspültabs oder Reiniger. Nicht so mit dieser Liste. Wie ein Pilot gehe ich sie in der Microsoft To Do App durch. Da sie im Microsoft 365 Abo steckt, synchronisiert sie sich in alle Himmelsrichtungen. Egal, welches Gerät ich öffne, die App ist da, alles ist synchron und ich kann loslegen. Für mich ist diese App extrem spannend, einfach zu bedienen und intuitiv, was die Aufgabenverwaltung massiv erleichtert.

Struktur durch Kategorien und Zeitblöcke

In der App lege ich verschiedene Bereiche an. Den Bereich „Schule“ brauche ich als Lehrer zwingend. Dazu kommen „Privatleben“, „Projekte“, „Camping“ und „Einkauf“. „Einkauf“ habe ich deshalb separat, weil ich durch den Hausbau eine extra Liste für den Baumarkt habe, neben meiner Standard-Einkaufsliste für den Alltag. Die Verbindung zum Kalender ist beim Zeitmanagement entscheidend: Ich trage Aufgaben nicht in den Kalender ein, außer sie sind extrem wichtig. Stattdessen notiere ich den Zeitpunkt, wann ich an einer Liste arbeiten will. Dass ich in der Schule an der Schulliste arbeite, ist klar, aber ich trage mir nach dem Unterricht einen Zeitblock ein, um die Liste abzuarbeiten – als Memo: „Achtung, jetzt ist diese Liste dran.“

So kann mir kein anderer Termin diesen Zeitblock madig machen. Auch für die Einkaufsplanung habe ich einen Zeitblock im Kalender, damit ich in Ruhe die Bestellung beim REWE auslösen kann – ich finde es genial, dass wir mittlerweile diese Möglichkeiten haben. Einfach sensationell, was heutzutage geht. Jetzt müssen wir nur noch mutig die Resonanz dazu finden und uns innerlich beruhigen, da wir so viel durch die Pipeline rocken. Wir sollten uns öfter mal die Zeit nehmen, fünf Minuten zu entspannen. So viel dazu. Auch das sollte wahrscheinlich mal ein Punkt auf der To-Do-Liste sein: einfach mal fünf Minuten nichts tun.